ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΚΡΗΤΗΣ

Ο στόχος της δράσης ήταν η ψηφιοποίηση για την ηλεκτρονική αξιοποίηση του περιεχομένου των αρχείων αδειών οδήγησης της Δ/νσης Μεταφορών και Επικοινωνιών της Περιφερειακής Ενότητας Ηρακλείου.

Ωφελούμενοι της προτεινόμενης πράξης ήταν καταρχάς οι πολίτες, οι οποίοι ωφελήθηκαν άμεσα λόγω των προσφερόμενων ψηφιακών υπηρεσιών, αλλά και έμμεσα, στα πλαίσια της επίτευξης εύρυθμης, γρήγορης και αποτελεσματικής εξυπηρέτησής τους. Η χρήση των ψηφιοποιημένων ηλεκτρονικών φακέλων μείωσε δραστικά το χρόνο εξυπηρέτησης των πολιτών κατά τη διεκπεραίωση των αιτημάτων τους.

Μάιος 2014 – Σεπτέμβριος 2014

Οι ομάδες χωρίστηκαν σε δύο υποομάδες των τριών ατόμων η κάθε μία. Η μία υποομάδα αποτελεί την ομάδα αποσύρραψης και η δεύτερη αποτελεί την ομάδα σάρωσης. Η ομάδα σάρωσης αποτελείται από το χρήστη του scanner (σαρωτή), ο οποίος έχει και τη γενική επιμέλεια της διαδικασίας, το χειριστή του λογισμικού καθώς, επίσης, και τον υπεύθυνο ποιοτικού ελέγχου.
 

Ακολουθούν τα στάδια της διαδικασίας ψηφιοποίησης:
 

1. Διαδικασία Παράδοσης/Παραλαβής: Ο υπεύθυνος αρχείου της Διεύθυνσης Μεταφορών προετοιμάζει τους φακέλους ανά διακόσια τεμάχια τα οποία καταγράφει στο Δελτίο Ψηφιοποίησης το οποίο και υπογράφει. Στη συνέχεια, τους παραδίδει στον υπεύθυνο αποθήκης του Προγράμματος σε ειδικά box μεταφοράς. Κάθε δεσμίδα διακοσίων φακέλων αποτελεί ένα ράφι (Dexion) της αποθήκης του αρχείου της Διεύθυνσης Μεταφορών.
2. Προετοιμασία Φακέλων: Ο υπεύθυνος αποθήκης διανέμει τα box μεταφοράς με τους φακέλους στις ομάδες αποσύρραψης συνοδευόμενα από τα Δελτία Ψηφιοποίησης. Η διαδικασία περιλαμβάνει το διαχωρισμό των διοικητικών πράξεων σε κάθε φάκελο καθώς και την αφαίρεση των μεταλλικών στοιχειών (συρραπτικά, καρφίτσες, συνδετήρες κτλ.). Στη συνέχεια, πραγματοποιείται ο διαχωρισμός των σελίδων οι οποίες χρήζουν ειδικής μεταχείρισης λόγω μη αφαιρούμενων μεταλλικών στοιχείων (φωτογραφίες, διπλώματα με περτσίνια κτλ.). Στο πέρας της προετοιμασίας κάθε φακέλου σημειώνεται η αντίστοιχη θέση στο Δελτίο Ψηφιοποίησης και τοποθετείται σε νέο box μεταφοράς. Στο τέλος της διαδικασίας αποσύρραψης όλου του box μεταφοράς υπογράφεται το Δελτίο Προετοιμασίας από τον υπεύθυνο προετοιμασίας. Το νέο box μεταφοράς παραδίδεται συνοδευόμενο από το Δελτίο Ψηφιοποίησης στις ομάδες σάρωσης.
3. Διαδικασία Σάρωσης: Οι ομάδες σάρωσης παραλαμβάνουν τα box μεταφοράς. Ο χειριστής των scanner (σαρωτών) τοποθετεί τα έγγραφα στα ADF - Auto Document Feeders (αυτόματοι τροφοδότες χαρτιού) και ενημερώνει το χειριστή του λογισμικού για να ξεκινήσει τη διαδικασία σάρωσης. Τα έγγραφα ειδικής μεταχείρισης σαρώνονται με τη σειρά τους σε scanner τύπου flatbed. Ο χειριστής του λογισμικού κάνει τις απαραίτητες διορθώσεις (περιστροφές σελίδων, ενδεχόμενες απαραίτητες αλλαγές σειράς κτλ.) και σημειώνει στην αντίστοιχη θέση του Δελτίου Ψηφιοποίησης ότι ο φάκελος έχει σαρωθεί.
4. Διαδικασία Ελέγχου: Αρμοδιότητα του υπεύθυνου ποιοτικού ελέγχου είναι να επιβεβαιώσει ότι ταυτίζεται ο φυσικός φάκελος με τον αντίστοιχο ψηφιοποιημένο. Ταυτόχρονα, συμπληρώνει σε αρχείο Excel τον Αριθμό Φακέλου και το Ονοματεπώνυμο του πολίτη με σκοπό τη δημιουργία μίας βάσης δεδομένων για μελλοντική χρήση.
5. Διαχείριση Φυσικού Αρχείου και Αποθήκευση: Οι φυσικοί φάκελοι οι οποίοι έχουν ήδη ψηφιοποιηθεί συλλέγονται από τον υπεύθυνο αποθήκης του προγράμματος. Στη συνέχεια δεματοποιούνται, τοποθετούνται οι ανάλογες ετικέτες στα δέματα και τοποθετούνται σε παλέτες. Οι παλέτες αποθηκεύονται σε αποθήκη της Περιφέρειας Κρήτης.
6. Συλλογή και Αρχειοθέτηση Ψηφιοποιημένου Αρχείου: Ο υπεύθυνος αρχειοθέτησης, στο τέλος της ημέρας, συλλέγει τους ψηφιοποιημένους φακέλους και τους ταξινομεί. Σε επόμενο στάδιο, γίνεται σύνθεση και μετατροπή των σαρωμένων εγγράφων σε αρχεία τύπου PDF τα οποία, στη συνέχεια, υπογράφονται ηλεκτρονικά από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους της Περιφέρειας Κρήτης.

Δεν υπήρχε συνεργασία με άλλο φορέα καθώς για την υλοποίηση της πράξης απασχολήθηκαν μόνιμοι υπάλληλοι της Περιφέρειας Κρήτης και ωφελούμενοι από τον ΟΑΕΔ (5μηνης διάρκειας σύμβασης).

Η πράξη υλοποιήθηκε με ίδια μέσα και αφορά στην υποστήριξη και στον ποιοτικό έλεγχο των εργασιών από μόνιμους υπαλλήλους της Δ/νσης Μεταφορών και Επικοινωνιών και της Δ/νσης Εξυπηρέτησης του Πολίτη.

Ηράκλειο Κρήτης, Δ/νση Μεταφορών και Επικοινωνιών Περιφερειακής Ενότητας Ηρακλείου, Περιφέρεια Κρήτης.

Η υλοποίηση έχει συντελέσει τόσο στη συνολική αναβάθμιση και στην εύρυθμη λειτουργία των υπηρεσιών όσο και στην αξιοποίηση των δυνατοτήτων που παρέχουν οι νέες τεχνολογίες. Με την υλοποίηση του έργου μειώθηκε σημαντικά ο όγκος του συμβατικά διακινούμενου και αρχειοθετημένου έντυπου υλικού.

Ο αριθμός των σελίδων και των φακέλων που έχουν ψηφιοποιηθεί φαίνεται παρακάτω:

• Μάιος: Αριθμός σελίδων: 172702, αριθμός φακέλων: 5031
• Ιούνιος: Αριθμός σελίδων: 338646, αριθμός φακέλων: 13702
• Ιούλιος: Αριθμός σελίδων: 438140, αριθμός φακέλων: 17785
• Αύγουστος: Αριθμός σελίδων: 427777, αριθμός φακέλων: 14044
• Σεπτέμβριος: Αριθμός σελίδων: 183721, αριθμός φακέλων: 5262.

Γίνεται κατανοητό σε όλους ότι:
 

• Έχει μειωθεί σημαντικά ο χρόνος ανταπόκρισης στα αιτήματα των πολιτών με αποτέλεσμα την ταχύτερη εξυπηρέτηση τους.
• Έχει μειωθεί ο χρόνος αναζήτησης των φακέλων αδειών οδήγησης στο φυσικό αρχείο.
• Έχει μειωθεί ο όγκος του φυσικού αρχείου σε σημαντικό βαθμό, με αποτέλεσμα να έχει αλλάξει ήδη χρήση.
• Έχει αυξηθεί σημαντικά η ασφάλεια των δεδομένων των αρχείων, καθώς σήμερα έχουν πρόσβαση μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες, και όχι σύμφωνα με την προηγούμενη κατάσταση όπου στους χώρους αρχειοθέτησης δεν υπήρχε καμία προστασία απέναντι στο ενδεχόμενο να εισέλθουν τρίτα άτομα όπως δάσκαλοι οδήγησης, ιδιώτες, δικηγόροι.

Η ψηφιοποίηση του αρχείου και η λειτουργία του νέου ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης επέφερε σημαντική μείωση του κόστους λειτουργίας των υπηρεσιών. Με την υλοποίηση της πράξης έχει επιτευχθεί εξοικονόμηση πόρων κατά την αρχειοθέτηση αλλά και τη διατήρηση αρχείου, μειώνοντας δραστικά τους απαιτούμενους χώρους αρχειοθέτησης και, κατά συνέπεια, τα αντίστοιχα κόστη. Ιδιαίτερα όσον αφορά τις υπηρεσίες που αφορούν στην ψηφιοποίηση του υφιστάμενου αρχειακού υλικού έντυπης μορφής, το υπό ψηφιοποίηση περιεχόμενο των φακέλων, είναι πλήρως εκμεταλλεύσιμο αλλά και ασφαλές. Υφίσταται η υποδομή για κρυπτογράφηση και ψηφιακή υπογραφή εγγράφων για την άμεση και ασφαλή διακίνηση των πληροφοριών. Η ψηφιοποίηση του έντυπου αρχείου και η ηλεκτρονική διαχείρισή του προάγει, τέλος, την ασφάλεια, ακεραιότητα και δυνατότητα ανάκτησης των πληροφοριακών συστημάτων. Σημαντικά, επίσης, είναι τα οφέλη για το προσωπικό των υπηρεσιών, αφού οι μηχανισμοί ηλεκτρονικοποίησης των διαδικασιών και των διακινούμενων εγγράφων έχουν βελτιώσει, έχουν αυτοματοποιήσει και έχουν επιταχύνει τον τρόπο λειτουργίας του Οργανισμού, επιφέροντας σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας.