Δήμος Αγίου Δημητρίου

Στόχοι της καθολικής χρήση Ηλεκτρονικής Διαχείρισης & Διακίνησης Εγγράφων και Ψηφιακών Υπογραφών μέσω της εφαρμογής Docutracks είναι οι εξής:

•             Εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας.

•             Καλύτερη παρακολούθηση εκκρεμοτήτων σε όλα τα επίπεδα της υπηρεσιακής αλλά και της αιρετής ιεραρχίας.

•             Άμεση διασύνδεση των περιφερειακών υπηρεσιών του Δήμου, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής – παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας.

•             Ριζική εξοικονόμηση χαρτιού και μελανιών.

•             Αποτύπωση, καταγραφή και διόρθωση βασικών διοικητικών λειτουργιών του Δήμου.

•             Μείωση του χρόνου ανταπόκρισης προς τους πολίτες προσφέροντας λύσεις με την εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων

Το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων Docutracks  απευθύνεται σε  όλα τα στελέχη και όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας του Δήμου Αγίου Δημητρίου.

Η χρονική διάρκεια που βρίσκεται σε εφαρμογή το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων Docutracks στον Δήμο Αγίου Δημητρίου είναι 11 μήνες (11/2017 - σήμερα)

Από το τέλος Νοεμβρίου 2017, έχει τεθεί σε εφαρμογή και λειτουργεί με απόλυτη επιτυχία, στο Δήμο Αγίου Δημητρίου, το νέο σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης και Διακίνησης Εγγράφων και Ψηφιακών Υπογραφών (ΗΣΔΕ), σηματοδοτώντας μια μεγάλη ψηφιακή αλλαγή στη λειτουργία του Δήμου.

Η λύση που επιλέχθηκε από το δήμο στηρίζεται στη χρήση του λογισμικού Docutracks, της Εταιρείας Dataverse.

Tο Docutracks είναι  ένα πλήρες και ολοκληρωμένο διαδικτυακό περιβάλλον ηλεκτρονικής διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων (Document Management System), υποθέσεων (Case Management System), καθώς και παρακολούθησης και δρομολόγησης των σχετικών με αυτά εργασιών και διαδικασιών που εγγυάται την αποκλειστική λειτουργία ενός φορέα 'χωρίς χαρτί και μελάνι' με απόλυτα νόμιμο και τυπικό τρόπο, απόλυτα σύμφωνο με το θεσμικό πλαίσιο σε Ελλάδα και Ευρώπη. Το Docutracks  απευθύνεται σε και χρησιμοποιείται από όλα τα στελέχη και όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας ενός φορέα και έχει υιοθετηθεί από χιλιάδες χρήστες – υπαλλήλους σε δεκάδες φορείς. Διαχειρίζεται με βέλτιστο τρόπο όλους τους τύπους απλών και εγκεκριμένων προηγμένων ψηφιακών υπογραφών ενώ είναι συμβατό με το εθνικό και ευρωπαϊκό κανονιστικό και τεχνολογικό πλαίσιο (eIDAS & GDPR, υποδομή eDelivery, ΕΡΜΗΣ).

Γιατί όμως μια τέτοια υλοποίηση είναι εξαιρετικά σημαντική και πρωτοπόρα για την Ελληνική Δημόσια Διοίκηση και Αυτοδιοίκηση; Δεν υπάρχουν παρόμοιες υλοποιήσεις που λειτουργούν σήμερα;

Η απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα είναι ο βαθμός υλοποίησης της ηλεκτρονικής λειτουργίας του συστήματος.

Στον Δήμο Αγίου Δημητρίου έχει εφαρμοσθεί μια καθολικά καθετοποιημένη στην οργανωτική δομή του φορέα, ηλεκτρονική διαχείριση και διακίνηση των εγγράφων του Δήμου.

Αυτό σημαίνει πρακτικά ότι κάθε εισερχόμενο έγγραφο, από την άφιξή του στο Δήμο μέχρι την κατάληξή του στον τελικό διαχειριστή, ακολουθεί μια απόλυτα ηλεκτρονική διαδρομή χωρίς τη μεσολάβηση εκτυπώσεων σε χαρτί. Υπάρχουν λοιπόν καθορισμένα workflows που ανάλογα με το θέμα του εγγράφου, ψηφιοποιημένο αντίγραφό του οδηγείται στην ανάλογη Διεύθυνση, ακολούθως στο Τμήμα και τελικά στον υπάλληλο για την διαχείρισή αυτού.

Το έγγραφο αυτό παραμένει στη διάθεση του υπαλλήλου να το διαχειριστεί όπως εκείνος επιθυμεί ή όπως προβλέπεται από την εσωτερική του διαδικασία και τις αρμοδιότητες του.

Σε κάθε στάδιο της διακίνησής του, κατά τη διαδικασία της έγκρισής του, ενσωματώνονται και οι ψηφιακές υπογραφές του αντίστοιχου υπογράφοντα . Σε αντίθεση με άλλα ανάλογα συστήματα της αγοράς που χρησιμοποιούν αρκετά πιο σύνθετες και λιγότερο εύχρηστες διαδικασίες για την ένθεση της ψηφιακής υπογραφής, στο συγκεκριμένο σύστημα η λειτουργία ένθεσης ψηφιακής υπογραφής στο ψηφιακό αντίγραφο του εγγράφου γίνεται εύκολα και αποκλειστικά από τον web browser του χρήστη, χωρίς να απαιτείται χρήση οποιουδήποτε αυτόνομου λογισμικού προσθήκης υπογραφών ή αυτοματισμού γραφείου ή επεξεργασίας εγγράφων, εγκατεστημένου στον σταθμό εργασίας του χρήστη.

Κλείνοντας είναι σημαντικό να σημειώσουμε ότι ο σχεδιασμός της υλοποίησης του έργου, διάρκεσε περισσότερο από ένα χρόνο και απαίτησε την εμπλοκή όλων των υπηρεσιών του Δήμου οι οποίες και αποδέχθηκαν θετικά την σχετική υλοποίηση.

Σημειώνεται ότι η Γενική Γραμματεία ψηφιακής πολιτικής έχει θέσει σαν ορόσημο αντίστοιχης υλοποίησης από τους ΟΤΑ την 31η Δεκεμβρίου 2018, καθιστώντας έτσι τον Δήμο Αγίου Δημητρίου έναν (ίσως και τον μοναδικό) Δήμο με ολοκληρωμένη την υλοποίηση Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων για το σύνολο των υπαλλήλων του.

Η λύση που επιλέχθηκε από τον Δήμο Αγίου Δημητρίου στηρίζεται στη χρήση του λογισμικού Docutracks, της Εταιρείας Dataverse. Ο σχεδιασμός της υλοποίησης του έργου, διάρκεσε περισσότερο από ένα χρόνο και απαίτησε την εμπλοκή όλων των υπηρεσιών του Δήμου οι οποίες και αποδέχθηκαν θετικά την σχετική υλοποίηση. Μέχρι σήμερα παρέχεται τεχνική υποστήριξη και περαιτέρω ανάπτυξη της εφαρμογής από την εταιρία.

Το σύνολο των ~120 υπαλλήλων του Δήμου που έχουν υπό την ευθύνη τους να διαχειριστούν διοικητικά κάποιο έγγραφο που εισέρχεται στον Δήμο και που βρίσκονται διεσπαρμένοι στις τέσσερις διαφορετικές εγκαταστάσεις του έχουν πρόσβαση στο σύστημα και παραλαμβάνουν την αλληλογραφία τους αποκλειστικά με ηλεκτρονικό τρόπο.

Στο Δημαρχείο του Δήμου Αγίου Δημητρίου αλλά και στις υπόλοιπες αποκεντρωμένες Υπηρεσίες του Δήμου.

• Το σύνολο των υπαλλήλων χρησιμοποιεί το ΣΗΔΕ Docutracks.
• Έως τώρα περισσότερο από το 90% των χρηστών του ΗΣΔΕ εφαρμόζει αποκλειστικά ψηφιακή υπογραφή, ενώ προγραμματίζεται μέχρι τέλη Δεκεμβρίου 2018, το ποσοστό αυτό να αγγίξει το σύνολο των χρηστών, γεγονός που κατατάσσει το Δήμο Αγίου Δημητρίου στους πρώτους φορείς της τοπικής αυτοδιοίκησης που το σύνολο του διοικητικού του προσωπικού υπογράφει ψηφιακά κάνοντας χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών σκληρής αποθήκευσης αλλά και απομακρυσμένα.
• H παρακολούθηση των εκκρεμοτήτων σε όλα τα επίπεδα της υπηρεσιακής αλλά και της αιρετής ιεραρχίας έχει αισθητά βελτιωθεί. Έχουν βελτιωθεί σημαντικά οι χρόνοι διεκπεραίωσης
• Έχει ελαχιστοποιηθεί η μετακίνηση των κλητήρων μεταξύ των τεσσάρων διαφορετικών εγκαταστάσεων του Δήμου για την διακίνηση και παράδοση της αλληλογραφίας.
• Οι πολίτες μπορούν πλέον με γρήγορο τρόπο και αποκλειστικά ηλεκτρονικά να κάνουν την όποια συνδιαλλαγή με τις Υπηρεσίες του Δήμου και να παραλάβουν ηλεκτρονικά έγγραφα τα οποία μπορούν να χρησιμοποιήσουν σε άλλες δημόσιες υπηρεσίες

Τα περιβαλλοντικά οφέλη από την λειτουργία του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων Docutracks  είναι ιδιαίτερα σημαντικά και αφορούν ενδεικτικά:

• Την ελαχιστοποίηση των εκτυπώσεων και της χρήσης σε φυσική μορφή των εγγράφων. Σε 11 μήνες λειτουργίας υπάρχει συνολική μείωση του χαρτού από τις υπηρεσίες του Δήμου κατά 44% που αφορά 1.000.000 φύλλα χαρτιού Α4.
• Αντίστοιχη μείωση έχει δεχθεί και η κατηγορία των αναλωσίμων υλικών των φωτοτυπικών και εκτυπωτικών μηχανημάτων του Δήμου. Συγκεκριμένα ο Δήμος  εξοικονόμησε 33% της ποσότητας μελανιών που χρησιμοποιεί στους εκτυπωτές του οδηγώντας σε αντίστοιχη παράταση του χρόνου ισχύος της σύμβασης προμηθειών τους. Επίσης εξοικονόμησε  ~25% στο κόστος χρήσης των φωτοτυπικών παρατείνοντας και πάλι αντίστοιχα τον χρόνο ισχύος της σύμβασης υποστήριξής τους (pay per page).
• Την ελαχιστοποίηση των μετακινήσεων των κλητήρων μεταξύ των τεσσάρων διαφορετικών εγκαταστάσεων του Δήμου για την διακίνηση και παράδοση της αλληλογραφίας.

Αντίστοιχα, σχεδόν καθολική είναι και η λειτουργία του συστήματος για την δημιουργία και διαχείριση των εξερχομένων εγγράφων του Δήμου. Το σύστημα υποστηρίζει την αυτόματη πρωτοκόλληση του εξερχόμενου έγγραφου και τη δημιουργία αντιγράφων του όταν αυτό διακινείται εντός της οργανωτικής δομής του Δήμου, ενώ παράλληλα, αποθηκεύει το ψηφιακό αρχείο του εξερχόμενου εγγράφου εσωτερικά. Παρέχεται επίσης η δυνατότητα εισαγωγής ενός σχεδίου εγγράφου, το οποίο δημιουργείται από τον συντάκτη του και στη συνέχεια ακολουθεί (μέσω του συστήματος) την προκαθορισμένη κατά περίπτωση πορεία για έγκριση.

Έως τώρα περισσότερο από το 90% των χρηστών του ΗΣΔΕ εφαρμόζει αποκλειστικά ψηφιακή υπογραφή, ενώ προγραμματίζεται μέχρι τέλη Δεκεμβρίου 2018, το ποσοστό αυτό να αγγίξει το σύνολο των χρηστών, γεγονός που κατατάσσει το Δήμο Αγίου Δημητρίου στους πρώτους φορείς της τοπικής αυτοδιοίκησης που το σύνολο του διοικητικού του προσωπικού υπογράφει ψηφιακά κάνοντας χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών σκληρής αποθήκευσης αλλά και απομακρυσμένα.

Τα περιβαλλοντικά οφέλη από την λειτουργία αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντικά και αφορούν:

• Την ελαχιστοποίηση των εκτυπώσεων των σχεδίων εγγράφων προκειμένου να διακινηθούν στην ιεραρχία του Δήμου για τελική υπογραφή τους (ψηφιακή)
• Τον σχεδόν μηδενισμό των μετακινήσεων των συντακτών των εγγράφων προκειμένου να συγκεντρώσουν το σύνολο των υπογραφών για να ολοκληρώσουν ένα έγγραφο.

Συνολικά, με το νέο τρόπο διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων, προκύπτουν σημαντικά οφέλη για τη λειτουργία του Δήμου, για την εξυπηρέτηση των πολιτών, αλλά και για την προστασία του περιβάλλοντος όπως:

• Εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας.
• Καλύτερη παρακολούθηση εκκρεμοτήτων σε όλα τα επίπεδα της υπηρεσιακής αλλά και της αιρετής ιεραρχίας.
• Άμεση διασύνδεση των περιφερειακών υπηρεσιών του Δήμου, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής – παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας.
• Ριζική εξοικονόμηση χαρτιού και μελανιών.
• Αποτύπωση, καταγραφή και διόρθωση βασικών διοικητικών λειτουργιών του Δήμου.

Το οικονομικό όφελος από τον σχεδόν έναν χρόνο λειτουργίας του έχει σχεδόν αποσβέσει την δαπάνη του Δήμου για την αγορά και τεχνική υποστήριξη της λειτουργίας του για το διάστημα αυτό.