ΔΗΜΟΣ ΑΛΙΜΟΥ

Ο Δήμος Αλίμου αποφάσισε να υιοθετήσει ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα για την οργάνωση και παρακολούθηση όλων των δραστηριοτήτων των 6 δημοτικών παιδικών σταθμών του, με σκοπό την βελτιστοποίηση των δραστηριοτήτων του, αλλά και την πρόσβαση των πολιτών σε καινοτόμες υπηρεσίες από το σπίτι ή την εργασία τους. Με την εφαρμογή του ΟΠΣ, ο Οργανισμός στοχεύει να αποκομίσει άμεσα οφέλη από την εξαγωγή στατιστικών μεγεθών για τις δραστηριότητες του Δήμου, τη μείωση των δαπανών μέσω της παρακολούθησης, του εξ ορθολογισμού και της βελτιστοποίησης των εξόδων, την πρόσβαση των πολιτών σε καινοτόμες υπηρεσίες καθώς και την διαφάνεια και αξιοκρατία σε όλες τις λειτουργίες του.

Αποδέκτες και χρήστες του συστήματος είναι α) οι πολίτες-γονείς, οι οποίοι κάνουν αίτηση εγγραφής στους δημοτικούς παιδικούς σταθμούς και β) οι εργαζόμενοι-στελέχη των δημοτικών παιδικών σταθμών, οι οποίοι διαχειρίζονται αιτήσεις, αποθήκη, προμηθευτές και διοικητικά έγγραφα.

Ο Δήμος Αλίμου, ως τοπική αρχή, έχει θέσει ως γενικότερο στρατηγικό στόχο την υιοθέτηση λύσεων πληροφορικής για την οργάνωση των υπηρεσιών του σε όλα τα επίπεδα, πάντα με σκοπό την εδραίωση της εμπιστοσύνης με τους πολίτες. Συγκεκριμένα, μετά από έρευνα αναγκών για αποτελεσματικότερη διαχείριση των λειτουργιών των υπηρεσιών, εφαρμόστηκε το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) στους  έξι (6) παιδικούς σταθμούς που λειτουργούν στην επικράτεια του Δήμου. Μαζί με τα υποσυστήματα που το απαρτίζουν σχεδιάστηκε για να εξυπηρετήσει αποτελεσματικά πολίτες και εργαζόμενους στην  οργάνωση και διαχείριση όλων των δραστηριοτήτων που προέρχονται από τους δημοτικούς σταθμούς σύμφωνα με τις σύγχρονες τεχνολογικές απαιτήσεις.

Πρόκειται για ένα καινοτόμο και φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον, μία ψηφιακή πλατφόρμα,  μέσα από την οποία ο γονέας μπορεί να έχει εξ’ αποστάσεως πρόσβαση για την εγγραφή των παιδιών του στους βρεφονηπιακούς σταθμούς, ενώ στη συνέχεια μπορεί να έχει real-time επικοινωνία, να αντλεί σημαντικές πληροφορίες για την πορεία της αίτησης, τη μοριοδότηση και τα μηνιαία τροφεία. Από την άλλη πλευρά, τα στελέχη των σταθμών έχουν στα χέρια τους ένα αξιόπιστο εργαλείο, μέσα από το οποίο αντλούν σημαντικά στατιστικά στοιχεία, να ελέγχουν τις δαπάνες, μέσω της παρακολούθησης, του εξ ορθολογισμού και της βελτιστοποίησης των εξόδων, τους προμηθευτές και τις αποθήκες, ενώ ταυτόχρονα μπορούν και διακινούν τα ψηφιακά έγγραφά τους με αμεσότητα και αποτελεσματικότητα.

Το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) μετά την εφαρμογή του είχε τα εξής αποτελέσματα στο κοινό (γονείς και στελέχη):

• Έδωσε τη δυνατότητα στους πολίτες να υποβάλλουν on-line αίτηση  μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής για την εγγραφή στους βρεφονηπιακούς σταθμούς χωρίς να απαιτείται  η φυσική τους παρουσία.
• Παρείχε τη δυνατότητα αλγοριθμικής μοριοδότησης, τοποθέτησης σε σταθμούς βάσει των κενών θέσεων, υπολογισμού μηνιαίων τροφείων καθώς και real time ενημέρωσης των γονέων για όλα τα γεγονότα που τους αφορούν μέσω email ή sms μηνυμάτων.
• Παρείχε τη δυνατότητα παρακολούθησης της διαδικασίας της κατάθεσης των αιτήσεων.
• Το υποσύστημα διαχείρισης αποθήκης, έδωσε τη δυνατότητα στα στελέχη των βρεφονηπιακών σταθμών να χρησιμοποιούν ένα εργαλείο για logistics management, ώστε να διαχειρίζονται με μεγαλύτερη ταχύτητα και ακρίβεια τις συμβάσεις με τους προμηθευτές, να  παρακολουθούν τις καταναλώσεις των τροφίμων και των αναλωσίμων υλικών (αποθέματα) ανά σταθμό, να διαχειρίζονται τις εισαγωγές τροφίμων και αναλωσίμων υλικών ανά σταθμό με σκοπό την παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο της πορείας των συμβάσεων καθώς και των υπολοίπων τους.
• Έδωσε τη δυνατότητα εξαγωγής σημαντικών στατιστικών στοιχείων για την κατανάλωση συγκεκριμένων υλικών ανά παιδικό σταθμό, για τη σύγκριση των καταναλώσεων μεταξύ σταθμών καθώς και για την έγκαιρη ενημέρωση σε περίπτωσης πρόβλεψης μείωσης αποθεμάτων, κάτω από κρίσιμα όρια (πρόβλεψη της ζήτησης και οργάνωση του συστήματος αναπλήρωσης αποθεμάτων).
• Το υποσύστημα διαχείρισης τροφείων έδωσε τη δυνατότητα δημιουργίας καρτέλας με την αναλυτική καταγραφή του συνόλου των οικονομικών συναλλαγών, όπου καταγράφονται οι οικονομικές απαιτήσεις, καθώς και οι πληρωμές των μηνιαίων τροφείων. Με αυτό το τρόπο οι γονείς, μέσω web interface, παρακολουθούν την καρτέλα των παιδιών τους και λαμβάνουν ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο για όλες τις συναλλαγές τους.
• Το πληροφοριακό σύστημα ΟΠΣ έδωσε τη δυνατότητα δημιουργίας «παρουσιολογίου» με σκοπό την καταγραφή των παρουσιών των παιδιών καθώς και του προσωπικού σε όλους τους παιδικούς σταθμούς με μηχανογραφικό τρόπο, χωρίς την ανάγκη ημερήσιας τηλεφωνικής επικοινωνίας με κάθε σταθμό.
• Μέσω του «δελτίου συμβάντων» οι διευθυντές των σταθμών απέκτησαν τη δυνατότητα να καταγράφουν όλα τα σημαντικά γεγονότα με σκοπό την ενημέρωση της διοίκησης για όλα τα συμβάντα που λαμβάνουν χώρα στους σταθμούς.
• Όλα τα στελέχη των παιδικών σταθμών απέκτησαν πρόσβαση στο «Υποσύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων MoTivo», μια Web εφαρμογή που παρέχει όλες τις λειτουργίες που απαιτούνται από ένα σύστημα ΣΗΔΕ. Με όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης, μπορούν να παρακολουθούν τις εκκρεμότητές τους, να χρεώνουν έγγραφα σε υφισταμένους τους, να διεκπεραιώνουν τα έγγραφα που του έχουν χρεωθεί, να υπογράφουν σχέδια εγγράφων με χρήση ψηφιακής υπογραφής, να παρακολουθούν την πορεία των εγγράφων που συμμετέχουν, να αναζητούν έγγραφα, να ανεβάζουν σχετικά αρχεία κ.α.

Σε σύντομο χρονικό διάστημα από την λειτουργική έναρξη του συστήματος ο Δήμος μας έχει αποκομίσει τα παρακάτω οφέλη:

• Άμεση και πραγματική εικόνα όλων των υποχρεώσεων σε πραγματικό χρόνο, σε όλα τα στάδια της ιεραρχίας.

• Ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο για τη πορεία των εγγράφων και των αιτήσεων καθώς και για τις ενέργειες που έχουν γίνει πάνω σε αυτά.

• Καλύτερος έλεγχος της αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών του, βασιζόμενος σε μετρήσιμα στοιχεία.

• Διαφάνεια και την αποτελεσματικότητα.

• Καλύτερη εξυπηρέτηση του Πολίτη, παρέχοντας υπηρεσίες ενημέρωσης περί της πορείας των εγγράφων και αιτήσεων που έχουν κατατεθεί.

• Εκμηδένιση του χρόνου αναζήτησης εγγράφων και πληροφοριών, αφού όλη η πληροφορία αποθηκεύεται σε ηλεκτρονική μορφή.

• Μείωση της γραφειοκρατίας.

• Φιλικότερος ως προς το περιβάλλον Δήμος με την χρήση πολύ λιγότερου χαρτιού καθώς και τη μείωση των απαιτούμενων μετακινήσεων από τους πολίτες.

• Ενσωμάτωση νέων υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (e-Government).