 |
 |
ALUMIL
Να απλοποιηθούν διαδικασίες και να μειώσουμε τους χρόνους διεκπεραίωσης, περιορίζοντας παράλληλα πιθανά λάθη, καθώς οι διαδικασίες μέχρι τότε γινόντουσαν σε έντυπη μορφή.
Εργαζόμενοι της εταιρείας στην Ελλάδα.
Οι διαδικασίες συνεχίζουν και τρέχουν
Η διαδικασίας οι οποίες αυτοματοποιήθηκαν είναι οι εξής:
1) Διαδικασία end-to-end recruitment: Από το αίτημα κάλυψης θέσης μέχρι την εξαμηνιαία αξιολόγηση του νέου εργαζόμενου
2) Διαδικασία αίτησης παροχής laptop
3) Διαδικασία αίτησης μακροχρόνιας και βραχυχρόνιας χρήσης αυτοκινήτου
4) Διαδικασία αίτησης παροχής εταιρικού κινητού
5) Διαδικασία αίτησης για επαγγελματικό ταξίδι
Μέρχι το 2019, για την κάλυψη μιας νέας θέσης απαιτούνταν η συμπλήρωση του εντύπου "Κάλυψη Νέας Θέσης" από την ενδιαφερόμενη διεύθυνση και οι υπογραφές του Διευθυντή Διεύθυνσης, του Διευθυντή Ανθρώπινου Δυναμικού και η έγκριση της Διοίκησης. Και για τις υπόλοιπες διαδικασίες απαιτούνταν υπογραφές αντίστοιχες υπογραφές. Καθώς διαπιστώναμε ότι πολλές φορές οι διαδικασίες καθυστερούσαν ή η διεκπεραίωσή τους δε γινόταν όπως θα έπρεπε ή όπως ορίζονταν από τον κώδικα δεοντολογίας της εταιρείας, αποφασίσαμε να ψηφιοποιήσουμε τις διαδικασίας.
Αναλόγως της διαδικασίας, οι IT business consultants της εταιρείας συνεργάστηκαν με τον υπεύθυνο της κάθε διαδικασίας (πχ για την end-to-end recruitment με τον recruiting specialist) για να αποτυπώσουν πως έτρεχε η διαδικασία μέχρι εκείνη τη στιγμή, ποιες οι ανάγκες που προκύπτουν απο τη διαδικασία και έπειτα μετέφεραν στους developers τις ανάγκες ώστε να γίνει η "ψηφιοποίηση" της διαδικασίας.
Δεν υπήρξε συνεργασία με εξωτερικό φορέα. Όσο αναφορά το τεχνικό κομμάτι του έργου στηρίχτηκε αποκλειστικά από τη Διεύθυνση IT της εταιρείας.
Στο έργο συμμετείχαν συνάδελφοι από τη Διεύθυνση IT (business consultants, developers) και οι εξής ρόλοι
1) HR (Recruiting specialist, Training and Development Specialist, Compensation and Benefit Specialist, HR Data Analyst & personnel manager)
2) Τμήμα Προμηθειών (Buyers & Γραφείο Κίνησης)
3) Διευθυντές διευθύνσεων (HR, Οικονομική, IT, Innovation, Παραγωγής & Logistics)
Ελλάδα
1) Αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων (μείωση πιθανής δυσαρέσκειας που ίσως πηγάζει από το ότι καθυστερεί η διαδικασία ή δε γίνεται σωστά)
2) Διαφάνεια για το τι πρέπει να γίνει και ποιος πρέπει να κάνει τι (κάθε φορά που ολοκληρώνεται ένα task, φεύγει email στον επόμενο ρόλο για το τί πρέπει να κάνει)
1) Εξοικονόμηση χρόνου διεκπεραίωσης διαδικασιών (όταν η διαδικασία γινόταν μέσω της έντυπης μορφής απαιτούνταν η υπογραφή του διευθυντή της εμπλεκόμενης διεύθυνσης για να ξεκινήσει η διαδικάσια)
2) Αυτόματη ενημέρωση των εμπλεκόμενων
3) Παύση εκτυπώσεων εγγράφων
4) Αύξηση της αποτελεσματικότητας της διαδικασίας
5) Μείωση λάθους
6) Εκκίνηση διαδικασίας από οποιδήποτε μέρος- δεν απαιτείται φυσική παρουσία
7) Διασφάλιση της συμμόρφωσης της διαδικασίας και διαφάνεια