Τα τελευταία χρόνια η Εταιρεία έχει προχωρήσει στις αναγκαίες ενέργειες επανασχεδιασμού της στρατηγικής της για την εφοδιαστική αλυσίδα, έχοντας αναπτύξει ένα πλέον εκσυγχρονισμένο μοντέλο συνολικής διαχείρισης. Στην προαναφερόμενη κατεύθυνση, έχουμε θεσπίσει ένα κεντρικό Τμήμα Αγορών και Προμηθειών, προσδοκώντας στην περαιτέρω βελτιστοποίηση των εσωτερικών λειτουργιών σχετικά με την αποτελεσματικότητα των δομών εφοδιαστικής αλυσίδας. Το συγκεκριμένο τμήμα υπάγεται και αναφέρεται απευθείας στον Οικονομικό Διευθυντή της Εταιρείας και έχει αναλάβει τη σταδιακή συγκέντρωση και διεκπεραίωση όλων των σχετικών διαδικασιών που ορίζει η Εταιρεία.Το Τμήμα Αγορών και Προμηθειών, μαζί με την Επιτροπή Προμηθειών και την Εκτελεστική Επιτροπή έχουν τη συνολική ευθύνη διαχείρισης όλων των διαδικασιών εφοδιαστικής αλυσίδας, με στόχους οι οποίοι συνοψίζονται στους εξής:
- Βελτιστοποίηση του επιπέδου εξυπηρέτησης εσωτερικών πελατών της Εταιρείας, σε συνδυασμό με την αποτελεσματική διαχείριση του εκάστοτε σχετικού προϋπολογισμού.
- Διασφάλιση τήρησης όλων των όρων διαφάνειας, ακεραιότητας, κανονιστικής συμμόρφωσης και επιχειρησιακής συνέχειας του κάθε τμήματος ή Εταιρείας.
- Διασφάλιση τήρησης του Κώδικα Δεοντολογίας Προμηθευτών της INTERAMERICAN, όπως αυτός αναλυτικά περιγράφεται στον εταιρικό ιστότοπο (www.interamerican.gr/providers-code-of-ethics).
- Ισότιμη διαχείριση των προμηθευτών που συμμετέχουν στις διαδικασίες της Εταιρείας, με στόχο τη δημιουργία μακροπρόθεσμων στρατηγικών συνεργασιών, όπου αυτό κρίνεται απαραίτητο. Η ισότιμη πρόσβαση και διαχείριση των προμηθευτών η οποία διασφαλίζεται κατά τις διαδικασίες αγορών και προμηθειών, αποτελεί μείζονος σημασίας παράμετρο ώστε να αναπτυχθεί ένα υγιές κλίμα συνεργασίας μεταξύ των Εταιρειών και εγκεκριμένων προμηθευτών. Οι συνεργασίες αυτές μπορούν να έχουν είτε τη μορφή μακροπρόθεσμης συνεργασίας σε περιπτώσεις όπου ενέχουν λόγοι π.χ. επιχειρησιακής συνέχειας, ή περιστασιακών συνεργασιών για π.χ. αγορές ειδών-υπηρεσιών των Εταιρειών της INTERAMERICAN.
Κανονισμός Αγορών και Προμηθειών
Στον Κανονισμό Αγορών και Προμηθειών, ο οποίος εγκρίθηκε και τέθηκε σε ισχύ το 2014, καταγράφονται και κωδικοποιούνται οι κανόνες που ρυθμίζουν τη διενέργεια προμηθειών κάθε υλικού ή υπηρεσίας για την κάλυψη των αναγκών όλων των θυγατρικών Εταιρειών της INTERAMERICAN. Ο κανονισμός είναι αναρτημένος στο εσωτερικό εταιρικό ιστότοπο, με στόχο ανά πάσα στιγμή ο κάθε εργαζόμενος να μπορεί να ανατρέξει και να ενημερωθεί. Στόχος είναι να υπάρχουν συνεχώς διορθωτικές προσθήκες με γνώμονα τις ολοένα και αυξανόμενες ανάγκες και εξελίξεις.
Για την υλοποίηση του μοντέλου, την εφαρμογή των καταλλήλων διαδικασιών διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας και την επιλογή του τελικού προμηθευτή, αρμόδια όργανα είναι το Τμήμα Αγορών και Προμηθειών και η Επιτροπή Προμηθειών. Στην INTERAMERICAN οι προμήθειες διεξάγονται με τους ακόλουθους τρεις τρόπους:
- Προμήθειες χωρίς Διαγωνισμό: Η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται σε αγορές ειδών ή υπηρεσιών για τις οποίες το εκτιμώμενο κόστος είναι μικρότερο από 15.000 ευρώ. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η διαδικασία προϋποθέτει τη λήψη ικανού αριθμού προσφορών (τουλάχιστον τρεις) οι οποίες αξιολογούνται αναλόγως.
- Προμήθειες με Κλειστό Διαγωνισμό: Η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται σε αγορές ειδών ή υπηρεσιών με εκτιμώμενο κόστος μεγαλύτερο από 15.000 ευρώ και μικρότερο από 500.000 ευρώ.
- Προμήθειες με Ανοιχτό Διαγωνισμό: Η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται σε αγορές ειδών ή υπηρεσιών με εκτιμώμενο κόστος μεγαλύτερο από 500.000 ευρώ
Κατά το 2015, στον Κανονισμό Αγορών και Προμηθειών ενσωματώθηκε ο “Κώδικας Δεοντολογίας Προμηθευτών”, ο οποίος αποτελεί αναπόσπαστο μέρος κάθε συμβατικής συνεργασίας μεταξύ της INTERAMERICAN και των προμηθευτών της. Υπογράφοντας ένα συμφωνητικό με την INTERAMERICAN, ο κάθε προμηθευτής προϊόντων και υπηρεσιών οφείλει να σέβεται και να ευθυγραμμίζεται:
- με τις αρχές Εταιρικής Υπευθυνότητας που έχει υιοθετήσει η INTERAMERICAN,
- με τις δεσμεύσεις Κοινωνικής και Περιβαλλοντικής Υπευθυνότητας που έχει αναλάβει η Εταιρεία, όπως για παράδειγμα τις “Αρχές για την Αειφόρο Ασφάλιση” του Προγράμματος Περιβάλλοντος του Ο.Η.Ε. (UNEP Finance Initiative – “Principles for Sustainable Insurance”),
- να τηρεί τις δέκα αρχές και τους όρους Εταιρικής Υπευθυνότητας που περιλαμβάνονται στο Οικουμενικό Σύμφωνο του Ο.Η.Ε. (UN Global Compact).
Από την INTERAMERICAN, παρακολουθείται συστηματικά η εκ μέρους των προμηθευτών τήρηση των ως άνω συμβατικών υποχρεώσεων. Η μη τήρησή τους έχει ως συνέπεια τον τερματισμό της συνεργασίας τους με την Εταιρεία. Οι συμβατικές υποχρεώσεις του προμηθευτή περιγράφονται κυρίως με SLAs (Service Level Agreements) τα οποία έχουν διατυπωθεί στη σύμβαση με αναλυτικό τρόπο, και τα οποία παρακολουθούνται από τον business owner του έργου σε καθημερινή βάση και σε συνεργασία με το Τμήμα Προμηθειών της Εταιρείας όταν αυτό απαιτείται (π.χ. σε κάποιο escalation, μείζον θέμα κ.λπ.).
Ανάπτυξη υπεύθυνων σχέσεων στην εφοδιαστική αλυσίδα
Η INTERAMERICAN διέπεται από τον Κώδικα Συμπεριφοράς και Δεοντολογίας, καθώς και από την Πολιτική για την Ακεραιότητα και την Αντιμετώπιση της Απάτης, με στόχο να γίνει η πιο έμπιστη ασφαλιστική Εταιρεία και με γνώμονα πάντα το συμφέρον του πελάτη. Η εταιρική κουλτούρα για διαφάνεια και ακεραιότητα, εφαρμόζεται στο σύνολο των εργαζομένων και των συνεργατών της Εταιρείας, ανεξαιρέτως. Για τον λόγο αυτό, η INTERAMERICAN προωθεί συνεργασίες αποκλειστικά με συνεργάτες που δεσμεύονται για τις ίδιες αρχές και αξίες με εκείνη, όσον αφορά στην καταπολέμηση κάθε μορφής απάτης και διαφθοράς όπως σύγκρουση συμφερόντων, πληρωμές διευκόλυνσης, δωροδοκία, ξέπλυμα βρώμικου χρήματος και χρηματοδότηση της τρομοκρατίας, φοροδιαφυγή, εσωτερική και εξωτερική απάτη. Τα μέρη δεσμεύονται ότι δεν αποδέχονται κανένα είδος διαφθοράς και επιπλέον, δεσμεύονται από τους κανόνες επαγγελματικής δεοντολογίας όπως αυτοί περιγράφονται στην ΠΕΕ της ΤτΕ 86/5.4.2016 και περιλαμβάνονται και στο νέο σχέδιο νόμου υιοθέτησης της Οδηγίας για την ασφαλιστική Διαμεσολάβηση IDD.
Πράσινες Προμήθειες
Η INTERAMERICAN κατά τη διαδικασία επιλογής και αξιολόγησης των προμηθευτών της, εκτός των οικονομοτεχνικών κριτηρίων, εφαρμόζει και κριτήρια βάσει των αρχών των πράσινων προμηθειών. Τα κριτήρια αυτά αφορούν, εκ μέρους των προμηθευτών:
στην ύπαρξη πιστοποιημένου Συστήματος Περιβαλλοντικής Διαχείρισης (ISO 14001 ή EMAS),
στην εφαρμογή περιβαλλοντικής πολιτικής,
στη συμμόρφωση με την περιβαλλοντική νομοθεσία,
στην εφαρμογή πρωτοβουλιών και δεσμεύσεων σχετικά με την προστασία του περιβάλλοντος.
Ανθρώπινα Δικαιώματα στην Προμηθευτική Αλυσίδα
Όπως προαναφέρθηκε, οι συνεργάτες της Εταιρείας επιλέγονται με αυστηρά κριτήρια. Παρ’ όλα αυτά, στις συμφωνίες και τα συμβόλαια που η Εταιρεία συνάπτει μαζί τους, δεν περιλαμβάνει ειδικούς όρους σχετικά με τα ανθρώπινα δικαιώματα. Ο σεβασμός των ανθρωπίνων δικαιωμάτων προστατεύεται από την ελληνική και διεθνή νομοθεσία και κατ’ επέκταση, οι συμφωνίες που η Εταιρεία συνάπτει, υπάγονται στο ισχύον νομοθετικό πλαίσιο.
