ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ

ΔΗΜΟΙ: 63 ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ


ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ: Εξυπηρέτηση του Πολίτη

Πρωτοβουλία

CITYZEN APP SCHOOLS, Ειδική εφαρμογή για τη σωστή διαχείριση και την άμεση ενημέρωση των προβλημάτων που υπάρχουν στα σχολεία

CITYZEN APP SCHOOLS, Ειδική εφαρμογή για τη σωστή διαχείριση και την άμεση ενημέρωση των προβλημάτων που υπάρχουν στα σχολεία
ΥΠΟΒΛΗΘΗΚΕ ΑΠΟ:

ΔΗΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ ΚΡΗΤΗΣ



Στόχος δράσης

Για τον Δήμο

Καλύτερη οργάνωση της διαδικασίας υποβολής προβλημάτων
Εξοικονόμηση χρόνου του προσωπικού για την καταγραφή, καθώς τα αιτήματα θα υποβάλλονται ηλεκτρονικά από τα σχολεία. Επίσης θα υπάρχει και καλύτερη τεκμηρίωση των αιτημάτων, καθώς κατά την υποβολή ενός αιτήματος θα μπορούν να επισυνάπτονται φωτογραφίες και σχετικά έγγραφα, κάτι το οποίο δεν μπορεί να γίνει μέσω τηλεφώνου.
Κεντρική διαχείριση αιτημάτων, και προγραμματισμό εργασιών των συνεργείων
Καλύτερος προγραμματισμός σε επίπεδο Υπηρεσίας: Για την παρακολούθηση της πορείας εξέλιξης των αιτημάτων υπάρχει ειδικό dashboard, στο οποίο παρουσιάζονται πληροφορίες όλα τα αιτήματα, κατηγοριοποιημένα, ανά κατάσταση, ανά σχολείο, καθώς και παρουσίαση σε χάρτη

Για τα Σχολεία:

Άμεση ενημέρωση για την κατάσταση των αιτημάτων
Μείωση μετακινήσεων – Εξοικονόμηση χρόνου

Πλήρες ιστορικό αιτημάτων

 

Κοινό στο οποίο απευθύνεται

Διευθυντές των σχολείων

 

Χρονική διάρκεια

Η εφαρμογή είναι σε λειτουργία από τις 8/4/2019


Περιγραφή

Πριν την χρήση της εφαρμογής, οι υπάλληλοι της Τεχνικής Υπηρεσίας δέχονταν συνολικά πάνω από 25 τηλεφωνήματα την ημέρα που αφορούσαν προβλήματα σχολικών μονάδων.

Επίσης πολλές φορές οι διευθυντές των σχολείων χρειαζόταν να επισκεφτούν την υπηρεσία του δήμου για να καταθέσουν εγγράφως το αίτημα τους.  Συχνό ήταν και το φαινόμενο πολλαπλής υποβολής ενός προβλήματος.

Η καταγραφή των προβλημάτων γινόταν με χειρόγραφες σημειώσεις, με κίνδυνο κάτι να χαθεί, να ξεχαστεί ή να φθαρεί.

Πολλές φορές η περιγραφή του προβλήματος, δεν ταυτιζόταν με το πρόβλημα που πραγματικά υπήρχε, με αποτέλεσμα τα συνεργεία να μην είναι σωστά προετοιμασμένα και να χάνουν χρόνο.

Για το κάθε σχολικό αίτημα απαιτούνταν πολλά ακόμη τηλεφωνήματα για επικοινωνία με το συνεργείο, ενημέρωση του σχολείου και συγχρονισμό συνεργείου – σχολείου.

Μετά την έναρξη χρήσης της εφαρμογής, η υποβολή των αιτημάτων από τα σχολεία, γίνεται αποκλειστικά μέσω της εφαρμογής δίνοντας την δυνατότητα στην Δ/νση Συντήρησης και Αυτεπιστασίας του Δήμου να απαντά άμεσα στα αιτήματα που λαμβάνει, τα οποία θα δρομολογούνται αυτόματα. Οι διευθυντές των σχολείων μπορούν ανά πάσα στιγμή να ενημερωθούν μέσα από την εφαρμογή για την πορεία διεκπεραίωσης ενός αιτήματος, χωρίς να χρειάζεται να καλέσουν την αρμόδια υπηρεσία


περισσότερα...

Επίδραση στο Κοινωνικό Σύνολο

Η εφαρμογή είναι σε λειτουργία από τις 8/4/2019. Μεσολάβησε το καλοκαίρι όπου τα σχολεία ήταν κλειστά και στο διάστημα αυτό δεν υπήρξαν υποβολές προβλημάτων.

Συνολικά μέχρι σήμερα έχουν υποβληθεί 1.347 αναφορές προβλημάτων.

Τα οφέλη για τα σχολεία και τους διευθυντές είναι:

  • Άμεση ενημέρωση για την εξέλιξη των αιτημάτων μέσω της εφαρμογής.
  • Εξάλειψη των μετακινήσεων – θετικό περιβαλλοντικό αποτύπωμα – Εξοικονόμηση χρόνου. Πλέον οι διευθυντές δεν χρειάζεται να μετακινηθούν στις υπηρεσίες του Δήμου για να υποβάλλουν ένα πρόβλημα, ούτε να πάρουν τηλέφωνο.
  • Πλήρες ιστορικό αιτημάτων. Ανά πάσα στιγμή, μπορούν να έχουν εικόνα των ενεργειών του Δήμου σχετικά με το πρόβλημα που έχουν υποβάλει και όσα έχουν ζητήσει στο παρελθόν.
  • Μπορούν να υποβάλλουν ένα πρόβλημα οποιαδήποτε ώρα της ημέρας θέλουν, ακόμα και τα Σαββατοκύριακα.
  • Διαφάνεια

Αμέσως μετά το πρώτο διάστημα χρήσης της Εφαρμογής από τον Δήμο Ηρακλείου, διεξήχθη έρευνα ικανοποίησης των χρηστών – Διευθυντών σχολείων. Στόχος ήταν να βεβαιωθούμε ότι αυτή λειτουργεί σύμφωνα με τις ανάγκες για την κάλυψη των οποίων δημιουργήθηκε, αλλά και να ακούσουμε πιθανές προτάσεις για βελτιώσεις, ώστε να αποτελεί ένα χρήσιμο εργαλείο εργασίας.

Τα συμπεράσματα που προέκυψαν από τις απαντήσεις των ερωτηματολογίων είναι:

  • Η Εφαρμογή Διαχείρισης Σχολικών Αιτημάτων έχει θετική απήχηση στους χρήστες – Διευθυντές σε ποσοστό 95%.
  • Η συντριπτική πλειοψηφία των παραπάνω περιπτώσεων επικοινωνίας, ποσοστού 90%, έγινε προκειμένου να τους παρέχει διευκρινίσεις σχετικά με τη διαδικασία σύνδεσής τους στην Εφαρμογή, ενώ το 10% προκειμένου να επιλύσει τεχνικά προβλήματα που τυχόν ανέκυψαν
  • Το 90% βρίσκει την εφαρμογή πολύ εύχρηστη, ενώ το 10% εύχρηστη.

Αξίζει να σημειωθεί ότι τον πρώτο μήνα χρήσης της εφαρμογής, περίπου 100 Διευθυντές σχολικών μονάδων του Δήμου Ηρακλείου εξυπηρετήθηκαν άμεσα, είτε τηλεφωνικά είτε μέσω e-mail από την Ομάδα Τεχνικής Υποστήριξης της Noveltech.

Πλέον όλα τα Σχολεία υποβάλουν αναφορές μέσω της εφαρμογής, χωρίς κανένα πρόβλημα.



Τόπος Δράσης

Δήμος Ηρακλείου


Συνεργασία με φορέα

NovelTech – Εταιρεία Επιστημονικού και Τεχνολογικού Πάρκου Κρήτης, η οποία ανέπτυξε την πλατφόρμα “CityzenApp for Schools”


Συνέχεια…

Συμμετοχή εργαζομένων


Φωτογραφίες

Οφέλη για τον Οργανισμό

Η εφαρμογή είναι σε λειτουργία από τις 8/4/2019. Μεσολάβησε το καλοκαίρι όπου τα σχολεία ήταν κλειστά και στο διάστημα αυτό δεν υπήρξαν υποβολές προβλημάτων.

Συνολικά μέχρι σήμερα έχουν υποβληθεί 1.347 αναφορές προβλημάτων

Από αυτές:                                                                              

  • 620 έχουν ολοκληρωθεί,
  • 34 έχουν υποβληθεί ξανά
  • 57 είναι προς διεκπεραίωση
  • 498 σε στάδιο ανάθεσης
  • 138 δεν ολοκληρώθηκαν

Οι περισσότερες αναφορές προβλημάτων αφορούν:

  • Υδραυλικά – Θέρμανση (325)
  • Ηλεκτρολογικά (290)
  • Αλουμίνια – Σίδερα (254)
  • Ξυλουργικά (113)
  • Χρώματα (112)
  • Τζάμια (52)

Τα οφέλη για τον Δήμο είναι:

  • Εξοικονόμηση ενασχόλησης προσωπικού, περί τις 225 ώρες από τηλεφωνήματα (1,2 ανθρωπομήνες)!
  • Καλύτερη οργάνωση της διαδικασίας υποβολής προβλημάτων.
  • Εξοικονόμηση χρόνου του προσωπικού για την καταγραφή, καθώς τα αιτήματα υποβάλλονται ηλεκτρονικά από τα σχολεία. Επίσης υπάρχει και καλύτερη τεκμηρίωση των αιτημάτων, καθώς κατά την υποβολή ενός αιτήματος μπορούν να επισυνάπτονται φωτογραφίες και σχετικά έγγραφα, κάτι το οποίο δεν μπορεί να γίνει μέσω τηλεφώνου, γεγονός το οποίο επιτρέπει στα συνεργεία του Δήμου να είναι καλύτερα προετοιμασμένα όταν πάνε να επιλύσουν ένα πρόβλημα, γλυτώνοντας άσκοπες μετακινήσεις (π.χ. για να πάρουν επιπλέον εργαλεία)Κεντρική διαχείριση αιτημάτων, και προγραμματισμός εργασιών των συνεργείων.Καλύτερος προγραμματισμός σε επίπεδο Υπηρεσίας: Για την παρακολούθηση της πορείας εξέλιξης των αιτημάτων υπάρχει ειδικός πίνακας ελέγχου, στον οποίο παρουσιάζονται πληροφορίες όλα τα αιτήματα, κατηγοριοποιημένα, ανά κατάσταση, ανά σχολείο, καθώς και παρουσίαση σε χάρτη.
  • Κεντρική διαχείριση αιτημάτων, και προγραμματισμός εργασιών των συνεργείων.
  • Καλύτερος προγραμματισμός σε επίπεδο Υπηρεσίας: Για την παρακολούθηση της πορείας εξέλιξης των αιτημάτων υπάρχει ειδικός πίνακας ελέγχου, στον οποίο παρουσιάζονται πληροφορίες όλα τα αιτήματα, κατηγοριοποιημένα, ανά κατάσταση, ανά σχολείο, καθώς και παρουσίαση σε χάρτη.
  • Διαφάνεια



Σύνδεση με Παγκόσμιους Στόχους






Πείτε μας τη γνώμη σας Εκτύπωση
Η Πρωτοβουλία 'Sustainable Greece 2020' διοργανώνεται από το QualityNet Foundation